Ospitalità è la parola d’ordine da tenere a mente quando si organizza un evento. Non importa se sia un evento aziendale, un matrimonio o un invito a cena agli amici. Non importa se il fine è lavorativo o ludico: l’ospitalità rende l’esperienza irripetibile per i tuoi invitati.
Farli sentire coccolati e ben accolti farà immediatamente vedere di buon occhio il tuo intero evento e, di conseguenza, te e la tua azienda.
Come gestire gli ospiti che vengono da lontano
Hai clienti che provengono da tutta Italia o addirittura da fuori paese? Questo è il momento per dimostrare loro tutta la tua ospitalità.
Ecco di cosa ti devi occupare:
Trovare loro un alloggio
I tuoi clienti non conoscono la città in cui si svolge l’evento, aiutali occupandoti tu di tutto. Il loro unico compito sarà quello di seguire le tue indicazioni per raggiungere l’evento e godersi la giornata che hai organizzato per loro.
Ma sì, questo passaggio è semplice, penserai.
Sì, è semplice contattare gli alberghi della zona e farsi inviare un preventivo. È più difficile riuscire ad ottenere i preventivi richiesti nei tempi sperati, incastrare tutti gli ospiti nelle camere dei diversi hotel che hai prenotato e poi occuparsi degli spostamenti in città.
Non è semplice per te, che conosci alla perfezione la città e gli orari dell’evento, figuriamoci per chi è all’oscuro di tutto il programma.
Dedicati poi agli spostamenti
Cliente x arriva in aeroporto alle 13, Cliente Y alle 13.34 e Cliente z alle 14.23. Quando i clienti provengono da diverse città d’Italia e del mondo e non partono quindi da un unico aeroporto incastrare le necessità di ognuno di loro può essere piuttosto complesso.
Può essere necessario in questo caso organizzare alcuni viaggi cumulativi, organizzando al meglio gli spostamenti con un noleggiatore di auto o bus con conducente.
In questo modo si possono ottimizzare costi e tempi.
Gestisci gli orari dell’evento
Scegli gli orari di inizio e fine dell’evento in base anche agli ospiti fuori sede. In quanti arrivano con i mezzi pubblici? A che ora è previsto il loro arrivo in sede? Fai un rapido sondaggio (anche sotto forma di questionario online) per aiutarti con la pianificazione.
E ricorda: se hai necessità di iniziare il tuo evento al mattino presto puoi valutare di ospitare i tuoi clienti in albergo la notte precedente l’evento, in modo che possano arrivare freschi e riposati (e puntuali).
Un aspetto da non sottovalutare.
Ci è capitato più volte, durante l’organizzazione di un evento aziendale, che i clienti fuorisede chiedessero di partecipare con un accompagnatore. Cosa abbiamo fatto? In accordo con l’azienda abbiamo “aggiunto un posto a tavola”.
Certo, tutto dipende dal tipo di evento e soprattutto dalla tua clientela, che nessuno conosce meglio di te. Se pensi che questo fattore possa migliorare l’esperienza complessiva anticipa ogni eventuale richiesta allargando tu stesso l’invito anche al loro +1.
