Evento aziendale: quali fornitori contattare per organizzarlo al meglio

Organizzando un evento, aziendale ma non solo, sono due i fornitori che vengono subito in mente a chi lo sta progettando:

Dobbiamo trovare location e catering.

Se questi sono assolutamente i primi due fornitori da individuare, ce ne sono altri che passano sempre in sordina e vengono spesso erroneamente lasciati in secondo piano.

Vengono considerati come servizi minori, a volte come un investimento inutile, che invece possono cambiare totalmente il risultato finale dell’evento e soprattutto possono stravolgere in positivo la visione che gli ospiti avranno della giornata e il ricordo che rimarrà impresso nella loro memoria.

Perché location e catering sono i primi fornitori da contattare per il tuo evento aziendale

Tutto inizia dalla location, senza averla individuata è infatti sconsigliato procedere con la progettazione dell’evento. Perché? Come un atelier non si può realizzare un abito su misura per un cliente che non incontra di persona, come un medico non ha possibilità di visitare un paziente a distanza e fornirgli una cura specifica: nello stesso modo non è possibile ideare un progetto personalizzato e adatto al contesto senza nemmeno conoscere lo spazio a disposizione.

C’è un aspetto dell’organizzazione che per noi è davvero fondamentale: fornire ai nostri clienti un progetto chiaro e definito, ma soprattutto realizzabile. E questo può essere fatto solamente dopo un attento sopralluogo nella location scelta.

E il catering?

Potrei fare la romantica e dirti che in Italia il cibo è fondamentale, che come si mangia da noi non si mangia da nessuna parte, che il miglior modo per soddisfare i clienti e tutti i presenti è prenderli per la gola.

Oppure, pur pensando realmente tutto quello che ti ho scritto qui sopra, potrei far uscire la parte più pratica di me e dirti: perché il catering è la fetta più corposa, in termini di budget, che dovrai affrontare.

Partire dalla ricerca del catering che più soddisfa le tue esigenze ti darà anche un’idea dell’utilizzo che potrai fare del budget complessivo dedicato all’evento.

Quali altri fornitori contattare per il tuo evento aziendale

Ecco chi ti stai dimenticando

Quelli che ti sto per elencare sono i fornitori che spesso vengono dimenticati da chi organizza un evento, eppure sono in grado di stravolgere il risultato finale e far vivere ai tuoi ospiti una giornata indimenticabile.

Ecco chi sono:

Musica

La musica ha un potere immenso sulle persone. Quando corri ascolti musica rock, che ti dia energia. Quando vuoi rilassarti o fare yoga, invece, preferisci playlist più tranquille o una riproduzione di rumori della natura.

Allo stesso tempo la musica può avere anche un effetto negativo sulle persone, come quella riprodotta a livelli altissimi dal vicino di casa mentre tu stai cercando di riposare o quella invadente del ristorante che hai scelto sperando di poter chiacchierare in pace con il tuo ospite.

Questi sono due piccoli esempi per farti capire che la musica non è solo un dettaglio e non può essere una scelta secondaria per il tuo evento aziendale. Durante la progettazione di un evento guidiamo i nostri clienti nella selezione di fornitori competenti che mettono la loro esperienza a disposizione del cliente e li guidano verso la soluzione più adatta a loro.

Luci

Ultima ruota del carro, perché sempre lasciati come ultima opzione da chi non organizza eventi di professione, in realtà sono una chiave importante da sfruttare per migliorare l’aspetto del tuo evento e l’esperienza del tuoi ospiti.

È necessario un sopralluogo con il light designer che potrà studiare così la location per proporti la soluzione migliore in base alle tue esigenze.